Am 18.März 2020 haben wir in einem kleinen Blogbeitrag von unseren Erfahrungen nach einer Woche Homeoffice berichtet: Mehr als 90 Prozent unserer Kolleg*innen waren sehr kurzfristig ins Homeoffice gewechselt. Zweifellos eine große Herausforderung für uns alle. Das liegt jetzt schon mehr als fünf Monate zurück. Fast ein halbes Jahr in dem wir viel gelernt haben über die Möglichkeiten und Chancen aber auch die Nachteile von Remote Work und Homeoffice. Unsere Bilanz aus den Monaten im Homeoffice ist positiv. Der Wunsch vieler unserer Mitarbeiter*innen zumindest an manchen Tagen wieder ins Büro kommen zu können, hat uns aber auch gezeigt, dass die Anwesenheit im Büro nicht nur aus Sicht des Unternehmens, sondern auch aus Arbeitnehmersicht wertvoll ist. Das Büro ist eben nicht nur der Schreibtisch, an dem man arbeitet. Es ist auch die Kaffeeküche, die Gespräche mit den Kolleg*innen, die gemeinsame Mittagspause, die kurzen Wege und die direkte Kommunikation. Es sind letztlich die Menschen mit denen wir jeden Tag zusammenarbeiten und die ein Unternehmen zu dem machen was es ist. Das Homeoffice alleine ist deshalb auf Dauer keine Lösung. Wir sind uns aber sicher, dass es nicht nur bei uns im Rahmen neuer, flexiblerer Arbeitsmodelle in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird.
Zurück ins Büro: Flexibel und mit Abstand
Um Flexibilität geht es auch bei unserem Desksharing Tool 1.50 Office. Wir haben die Bürobuchungsplattform in einem agilen Projekt entwickelt, um schnell eine gute Lösung für zwei Herausforderungen zu finden, mit denen wir durch die Corona-Lage konfrontiert waren. Zum einen war nach Wochen des Lockdowns mit den nun einsetzenden Lockerungen der Corona-Maßnahmen bei vielen Mitarbeiter*innen das Bedürfnis entstanden, wieder öfter im Büro zu arbeiten. Das wollten wir ermöglichen. Zum anderen musste gewährleistet werden, dass genügend Abstand zwischen den Arbeitsplätzen besteht, auch wenn viele Kolleg*innen gleichzeitig im Büro sind. Da nach den Corona-Regeln zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen ein Mindestabstand von 1,50 m eingehalten werden muss und auch die Maximalbelegung der einzelnen Räume begrenzt ist, konnten wir nicht die gesamte Bürofläche nutzen. Wir mussten also einen Weg finden, die zur Verfügung stehenden Plätze möglichst gut zu nutzen.
1.50 Office verbindet ein Desksharing-Modell mit einer Weboberfläche zur Verwaltung der verfügbaren Büroplätze. Aufgrund der begrenzten Anzahl der Plätze können nicht alle Mitarbeiter*innen gleichzeitig im Büro arbeiten. Solange die Corona-Krise andauert, gehen wir aber davon aus, dass ohnehin immer ein verhältnismäßig großer Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet. Wer im Büro arbeiten möchte, kann sich über das Buchungssystem 1.50 Office ganz einfach einen freien Platz für einen bestimmten Tag oder einen längeren Zeitraum online buchen. Dazu müssen die gewünschte Zeit und der gewünschte Platz lediglich in einer optischen Weboberfläche ausgewählt werden. Alle Buchungen können im eigenen Konto eingesehen, storniert oder erweitert werden. So haben alle Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, flexibel zwischen Homeoffice und Büro zu wechseln und können sich darauf verlassen, unkompliziert einen freien Arbeitsplatz zu finden.
Praxistest und Optimierung
Unsere Destksharing-Plattform wurde in einem agilen Projekt als MVP auf Basis des PHP-Frameworks Symfony entwickelt. Gemeinsam mit unseren Grow-Partnern brandence und MSO Digital haben wir das System in den letzten Wochen getestet und aufbauend auf dem Feedback aus der Praxis weiterentwickelt. 1.50 Office ist eine schlanke Weblösung für die effektive Organisation von Desksharing-Modellen, die sehr schnell und einfach eingerichtet werden kann und sowohl im Administratoren-Backend als auch in der Benutzeroberfläche leicht und intuitiv zu bedienen ist. Aufgrund seiner offenen Softwarearchitektur ist das System grundsätzlich durch zusätzliche Features erweiterbar und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden.
Aus unserer Sicht hat sich das Tool bei der effektiven und flexiblen Verwaltung unser Büroflächen unter den besonderen Bedingungen der Corona-Richtlinien absolut bewährt. Das System bietet darüber hinaus aber auch ein solide Basis, um auch zukünftig Büroflächen für offene Arbeitsmodelle oder in Coworking Spaces zur Verfügung zu stellen, die die positiven Aspekte von Remote Work und Homeoffice und die der Büropräsenz miteinander verbinden.
1.50 Office steht Ihnen als Basisversion mit allen aktuellen Features kostenlos zur Verfügung. Weitere Informationen zu den Funktionen, der Einrichtung und der Nutzung des Systems finden Sie hier:
