Homeoffice & Shared Desk bei basecom – Teil 2

Desksharing 1.50 Office

Während der Corona-Krise war das Homeoffice bei basecom für einige Monate der Standard-Arbeitsmodus. Inzwischen arbeiten viele Kolleg*innen wieder an einigen Tagen im Büro. Schon seit Juni nutzen wir unsere Desksharing-Plattform 1.50 Office, um unsere Büroarbeitsplätze einfach und entsprechend der Corona-Abstandsregeln zu verwalten: Unsere neue Normalität ist ein hybrides Arbeitsmodell, das Homeoffice und Büropräsenz flexibel miteinander verbindet. Damit dieses Arbeitsmodell auch langfristig funktioniert, kommt es jetzt darauf an, die Weichen richtig zu stellen.

Aus der Krise in die neue Normalität

Im ersten Teil unserer Blogserie haben wir darüber berichtet, dass die Corona-Krise für basecom ebenso wie für viele andere Unternehmen in Bezug auf Homeoffice und neue Arbeitsmodelle als Katalysator gewirkt hat. Der Umstieg auf Remote Work im März hat annähernd reibungslos geklappt und auch die teilweise Rückkehr ins Büro funktioniert mit Unterstützung unseres Desksharing-Tools bislang sehr gut. Allerdings waren die Veränderungsprozesse, die wir in den letzten Monaten erlebt haben, eine Reaktion auf die Krise. Um unser Arbeitsmodell nachhaltig zu transformieren und eine tragfähige Lösung für die Zukunft zu entwickeln, wollen wir gestalten, statt zu reagieren. Deshalb soll eine Projektgruppe nun evaluieren, welche technischen, organisatorischen und kulturellen Aspekte für den dauerhaften Wechsel in ein flexibles Shared-Desk-Modell zu beachten sind und wie die Voraussetzungen geschaffen werden können, ein entsprechendes Arbeitsmodell erfolgreich einzuführen. Über das Projekt haben wir mit dem Projektleiter Felix Mohr gesprochen.

Das DACI-Projekt ‘Shared Desk’ bei basecom

Felix, unser Shared-Desk-Projekt wird nach dem DACI-Modell durchgeführt. Dabei handelt es sich um ein Entscheidungsfindungsmodell, das wir bei basecom schon in einem anderen internen Projekt eingesetzt haben. Kannst du kurz erläutern, wie dieses Modell funktioniert und was deine Rolle darin ist?

DACI ist ein Framework zur Entscheidungsfindung, das vier Rollen vorsieht: Den Driver, oder Projektleiter, den Approver, oder Entscheider, die Contributor, diejenigen die das notwendige Wissen oder die Expertise für die Entscheidungsfindung beisteuern und die Informed. Das sind alle, die von der Entscheidung betroffen sind und die deshalb über den Fortgang des Entscheidungsprozesses informiert werden müssen. Für uns ist dieses Modell interessant, da es einerseits geeignet ist effektiv eine Entscheidung herbeizuführen. Andererseits werden die Kolleg*innen von Anfang an in die Entscheidungsfindung mit einbezogen.

Felix Mohr
Felix Mohr, Product Manager

Das Thema Desksharing betrifft ja alle Mitarbeiter*innen bei basecom. Der Aspekt der Beteiligung ist uns deshalb sehr wichtig. Die Mitarbeit im Projektteam ist freiwillig und steht grundsätzlich allen Kolleg*innen offen, sodass eigentlich alle Teile des Unternehmens vertreten sind. Meine Rolle in dem Projekt ist die des Drivers. Das heißt, dass ich dafür verantwortlich bin, das Projekt zu koordinieren, Termine vorzubereiten und zu leiten und den einzelnen Teammitgliedern, den Contributern, Aufgaben zuzuteilen. So werden Informationen zusammengetragen und die verschiedenen Aspekte des Projekts ausgelotet, um die Basis für die Entscheidungen durch den Approver zu schaffen. Der Approver bzw. Entscheider vertritt die Ergebnisse des Entscheidungsfindungsprozesses dann auch nach außen, zum Beispiel gegenüber der zu informierenden Gruppe oder der Geschäftsleitung.

Das aktuelle Projekt soll einerseits klären, welche Erwartungen und Bedürfnisse unsere Kolleg*innen im Zusammenhang eines flexiblen Arbeitsmodells und insbesondere im Hinblick auf das Desksharing haben. Andererseits sollen konkrete Lösungen erarbeitet werden, um ein Shared-Desk-Modell umzusetzen. Wie seid Ihr dabei vorgegangen?

Einer der Vorteile des DACI-Modells liegt für uns darin, dass wir ein sehr heterogenes Projektteam haben. Die Teilnehmer kommen ja aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen – Grafik, Softwareentwicklung, Projektmanagement, Technik – und bringen so schon viel Input zu dem Thema mit. Eine ganze Reihe von Fragen und Sichtweisen sind dadurch schon durch die Gruppe in das Projekt hineingetragen worden. Wir haben dann aber auch interne Umfragen durchgeführt, um herauszufinden wie unsere Kolleg*innen bei basecom über das Thema denken und beispielsweise andere Unternehmen gefragt, welche Erfahrungen Sie bei der Einführung von Desksharing gemacht haben. Dadurch wissen wir, dass der Großteil unserer Kolleg*innen ein hybrides Arbeitsmodell befürwortet, also in Zukunft gerne öfter im Homeoffice arbeiten möchte und an einigen Tagen im Büro.

Wie viele Tage pro Woche möchten basecom-Mitarbeiter*innen im Büro arbeiten?

Null - Nur Homeoffice.0%
Ein Tag im Büro. Den Rest der Woche im Homeoffice.0%
Zwei Tage im Büro.0%
Drei Tage Büro, zwei Tage Homeoffice.0%
Vier Tage im Büro, ein Tag Homeoffice.0%
Immer im Büro. Fünf Tage die Woche.0%

Es ist aber auch schnell deutlich geworden, dass das Desksharing nicht unumstritten ist und von vielen eher kritisch gesehen wird. Es gibt zum Beispiel viele ‘Gewohnheitstiere’, die im Büro am liebsten immer am gleichen Platz und in der gleichen Umgebung arbeiten. Die Befürchtungen die dem Modell entgegengebracht werden aufzunehmen und die Bedürfnisse unserer Kolleg*innen zu berücksichtigen, ist deshalb zu einem ganz zentralen Aspekt des Projekts geworden. Das betrifft dann ganz unterschiedliche Bereiche: Wie muss eine Clean-Desk-Policy aussehen? Sind alle Plätze frei wählbar oder soll es definierte Arbeitsbereiche für verschiedene Gruppen geben? Wie funktioniert das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, wenn es keine festen Arbeitsplätze gibt? Auch die technische Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze ist ein wichtiges Thema. Da geht es dann darum, einen guten Standard zu finden und alle Arbeitsplätze mit dem gleichen Setup auszustatten.
Ein anderes wichtiges Thema ist die Frage der Bürokapazität: Wie viele Büroarbeitsplätze brauchen wir eigentlich, um in einem flexiblen Arbeitsmodell mit einer bestimmten Anzahl von Mitarbeiter*innen arbeiten zu können? Dazu haben wir verschiedene Szenarien evaluiert.

So bewerten unsere Kolleg*innen ein Desksharing-Modell, in dem sie an wechselnden Schreibtischen arbeiten müssten:

(auf einer Scala von 1 bis Gewohnheitstier)

Gewohnheitstier0%
40%
30%
20%
10%

Das Shared-Desk-Projekt ist inzwischen ziemlich weit fortgeschritten und einige der Entscheidungen aus dem Projekt sind schon in der Umsetzung. Was nimmst du rückblickend aus dem Projekt mit und wie wird es weitergehen?

Das Thema Desksharing ist für basecom in doppelter Hinsicht von Bedeutung: Wir haben mit unserem Desksharing Tools 1.50 Office ein flexibles Buchungssystem eingeführt, um unter Corona-Bedingungen das Arbeiten im Büro möglich zu machen. Gleichzeitig sind wir personell auch in der Corona-Zeit weiter gewachsen. Ein hybrides Arbeitsmodell mit Homeoffice und Desksharing im Büro gibt uns den Spielraum, auch mit der bestehenden Bürofläche weiter zu wachsen. Für die Mitarbeiter*innen ist dieser Wandel aber mit Veränderungen verbunden. Ich glaube, dass unser DACI-Projekt eine gute Möglichkeit bietet, diesen Wandel zum einen mitzugestalten und zum anderen die Entscheidungen, die damit verbunden sind transparent zu machen. Das schafft letztendlich auch die Akzeptanz die nötig ist, um dieses Arbeitsmodell erfolgreich zu realisieren. Bei basecom sind Offenheit und Kommunikation über alle Ebenen wichtige Werte, die auch Teil unseres agilen Selbstverständnisses sind. Ich gehe deshalb sehr davon aus, dass nach dem Abschluss des Projekts der Transformationsprozess in diesem Sinne weitergeführt wird.

Zu ersten Teil der Blogserie geht’s hier:

Über den Autor

Über den Autor

Jan Gebhardt ist seit 2019 für basecom im Content-Marketing tätig. Wenn er nicht über basecom-Themen wie E-Commerce-Systeme, PIM-Lösungen und Individualentwicklungen schreibt, fährt er gerne Ski oder liest ein gutes Buch.

Jan Gebhardt