Hinter den Kulissen

Bachelorarbeit: Personal-Laufzettel-Manager

I st es möglich, einen Personal-Laufzettel-Manager in das Intranet der NOZ Medien zu integrieren? Diese Fragestellung sollte in Kristinas Bachelorarbeit bei basecom untersucht werden. Das Ziel der Umsetzung eines Personal-Laufzettel-Managers ist es, die Prozesse der Personalverwaltung, welche bisher noch mit manuellen Laufzetteln durchgeführt werden, zu automatisieren.

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Ich bin Kristina Kruse und habe zum Abschluss meines Informatik-Medieninformatik Studiums an der Hochschule Osnabrück meine Bachelorarbeit bei basecom geschrieben. Im Rahmen meiner Bachelorarbeit sollte evaluiert werden, ob die Umsetzung eines Personal-Laufzettel-Managers im Intranet der NOZ Medien möglich ist. Falls ja, was ist hierbei zu beachten? Wie kann ein Personal-Laufzettel-Manager in das bestehende Intranet-System eingebunden werden? Zudem sollte eine mögliche Umsetzung getestet und deren Einsatzfähigkeit bewertet werden. Hierfür wurde ein Prototyp der Anwendung umgesetzt und getestet.

Personal PDFs - Bisheriges Vorgehen 

Es ist geplant, mit dem Personal-Laufzettel-Manager die bisher genutzten Personal-PDFs der Personalverwaltung zu ersetzen. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, füllt die Personalabteilung für den Nutzer ein entsprechendes Personal-PDF aus. Hier werden benötigte Ressourcen zum produktiven Arbeiten im Unternehmen, wie die Zuweisung eines Arbeitsplatzes oder die Vergabe von Zugriffsrechten, eingetragen. Dieses ausgefüllte PDF wird im Anschluss an die entsprechenden Abteilungen oder Verantwortlichen weitergeleitet, damit die entsprechenden Aufgaben erledigt werden können, um dem neuen Mitarbeiter die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stellen zu können. Nachdem die Ressource dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wurde, wird das PDF zurück an die Personalabteilung geschickt, von wo aus es verwaltet wird. Ändert sich nun der Name des Mitarbeiters, wechselt er die Abteilung innerhalb des Unternehmens oder aber er tritt gar aus der Firma aus, wird ein ähnlicher Prozess mit Hilfe der Personal-PDFs gestartet. Hierbei werden die benötigten Ressourcen bei Bedarf angepasst.

Aufgrund der bereits sehr langen Einsatzzeit der Personal-PDFs, wurden die tatsächlichen Felder mittlerweile mehrfach ergänzt und verändert. Dadurch sind automatisch mehrere Versionen der Personal-PDFs im Einsatz. Auch die einem Mitarbeiter zugeordneten PDFs sind immer in unterschiedlichen Versionen im Umlauf. Dies ist dadurch begründet, dass jeder Verantwortliche, der eine Aufgabe bearbeitet hat, das PDF speichern muss, bevor er die Datei weiter verschickt. Hierdurch ist nicht ersichtlich, bei welcher Version es sich um die Aktuellste handelt. Möglicherweise wurde sogar vergessen die Datei an die Personalabteilung zurück zu schicken. Und was ist überhaupt, falls der Verantwortliche eine ganze Abteilung ist? In diesem Fall wird das PDF an den jeweiligen Abteilungsverteiler verschickt. Die Mitarbeiter der Abteilung müssen nun aktiv nachschauen, ob neue Aufgaben für sie anliegen. Dieses führt dazu, dass die Aufgaben häufiger übersehen oder gar vergessen werden. Um dieses Verfahren zu verbessern, soll im Zuge der Bachelorarbeit nun ein Personal-Laufzettel-Manager entwickelt werden. Das Ziel ist es, diesen in das bereits bestehende Intranetsystem der NOZ Medien zu integrieren.

Was soll mit dem Personal-Laufzettel-Manager erreicht werden?

Das System soll zusammen mit bereits bestehenden Komponenten, wie dem Urlaubsmanager, zu einem System gebündelt werden. Hierdurch sind alle Daten zentral an einer Stelle zu finden, was die Prozesse für die Mitarbeiter deutlich vereinfachen soll. Durch das dem Nutzer bereits bekannte Layout des Intranets, soll die Bedienung des Systems nicht unnötig verkompliziert werden.
 Auf technischer Seite bedeutet die Integration in das Intranet der NOZ Medien, eine Umsetzung des Personal-Laufzettel-Managers auf Basis von Symfony. Dieses Open Source PHP-Framework ist die Grundlage der bereits existierenden Module und Funktionen des Intranets. Hierbei ist besonders wichtig, dass durch die Integration des Personal-Laufzettel-Managers die Funktionsfähigkeit der bereits bestehenden Module nicht beeinträchtigt wird. Zudem soll das Modul unabhängig von anderen Modulen sein.

Das System soll folgende Kernfunktionen bieten:

  • Automatische Erkennung von neuen Mitarbeitern, einer Namensänderung, einem Abteilungswechsel innerhalb des Unternehmens oder einem Austritt aus dem Unternehmen, inkl. automatischer Zuweisung der jeweiligen Ressourcen.
  • Manuelle Bestellung von Produkten. Zu einer Maßnahme gehören immer Produkte (Ressourcen), welche mit Aufgaben verknüpft sind, die für die Aktivierung des Produktes je Nutzer erfüllt werden müssen. 

  • Eben diesen Aufgaben kann ein Modus zugeordnet werden. So können sie entweder für eine Aktivierung, eine Veränderung im Unternehmen oder einen Austritt relevant sein. 

  • Es findet eine Benachrichtigung der Verantwortlichen per E-Mail statt, sobald die Aufgabe bearbeitet werden kann. 

  • Im Admin-Bereich des Systems, können Maßnahmen und Produkte mit Aufgaben sowie Mailvorlagen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. 

  • Für die Mitarbeiter des Systems muss eine Rechtevergabe existieren, über die der Zugriff auf die Seiten und Daten geregelt werden kann. 

  • Die Mitarbeiter müssen die ihnen zugewiesenen Aufgaben bearbeiten können.

  • Für das manuelle Bestellen gibt es einen sogenannten Warenkorb. Die Produkte können einzeln oder als Maßnahme hinzugefügt werden. Dieser Warenkorb ist beispielhaft in der nächsten Abbildung zu sehen.
  • Zu jedem der Produkte kann ebenfalls ein Start- und Zieldatum angegeben werden.

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Eine mögliche Umsetzung

Doch wie soll das Ganze umgesetzt werden? Bei einer Integration in das Intranetsystem der NOZ Medien können bereits vorhandene Funktionen genutzt werden, um eine automatische Erkennung vornehmen oder die Rechte vergeben zu können. Für die eigentliche Umsetzung des Systems muss zuerst ein Ablauf definiert werden, welcher als Grundlage für die Implementierung gilt. Dieser Ablauf orientiert sich an dem bisherigen Vorgehen mit den Personal-PDFs.  Wird ein Produkt oder eine Maßnahme bestellt, unabhängig davon ob automatisch durch die Erkennung des Systems oder manuell, so ist die Bestellung der Maßnahme zu prüfen.

  • Sind alle benötigten Werte angegeben?
  • Passt der Modus eines Produktes zu der bestellten Maßnahme?
  • Ist dem Nutzer im Falle einer Änderung ein Produkt zugewiesen was geändert werden kann?

Ist diese Prüfung erfolgreich werden die gewünschten Produkte bestellt. Nach der Bestellung des Produktes werden diese aktiviert. Hierfür wird den Verantwortlichen der Reihe nach eine automatische Erinnerung gesendet, sodass die Verantwortlichen der Reihe nach die jeweilige Aufgabe bearbeiten können. Ist die letzte Aufgabe bearbeitet, wird das Produkt für den Mitarbeiter auf aktiv gesetzt. Dieser Ablauf ist in der untenstehenden Abbildung zu sehen.

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Ausnahmefälle

Dieser Standardablauf ist relativ gut umsetzbar. Was ist jedoch in Ausnahmefällen?

  • Wenn die Aufgabe lautet „Genehmigung des Produktes für den Mitarbeiter X“ und der Aufgaben-Verantwortliche nicht gewillt ist es das Produkt zu genehmigen?
  • Wenn ein Produkt aus Versehen zweimal bestellt wurde?
  • Wenn das Zieldatum in die Vergangenheit gelegt wird?
  • Wenn der bestellende Mitarbeiter ein Startdatum in der Vergangenheit angibt?
  • Was passiert, wenn als Verantwortlicher kein Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse angegeben ist, sondern eine ganze Abteilung?

Ein Teil von Kristinas Bachelorarbeit war die Lösung eben dieser Probleme. Das Besondere an dem Fall, dass der Verantwortliche eine Aufgabe nicht durchführen kann oder will, ist, dass die weiteren Aufgaben der Bestellung nicht in die Bearbeitung aufgenommen werden dürfen. Stattdessen müssen alle bereits durchgeführten Schritte wieder rückgängig gemacht werden. Eine Lösung für dieses Problem ist es, die noch fälligen Aufgaben der Bestellung als storniert zu markieren, sodass diese nicht mehr bearbeitet werden können. Zusätzlich müssen die Produkte jeweils Aufgaben zur Stornierung des Produktes vorhalten, die dann im Falle einer Stornierung in die Bearbeitung aufgenommen werden. Würde im Falle einer Stornierung die Bestellung einfach gelöscht werden, würden die Daten über die Bestellung verloren gehen.

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Zudem könnte es sein, dass bereits Schritte durchgeführt wurden, die rückgängig gemacht werden müssen.
 Aber was ist bei einer doppelten Bestellung eines Produktes? Generell ist es möglich, dass ein Mitarbeiter eine Ressource zweimal zugewiesen bekommt. Wie soll das System also erkennen, dass eine Bestellung fehlerhaft ist? Für dieses Problem kann keine maschinelle Lösung gefunden werden. Alle möglichen Kriterien um eine fehlerhafte, doppelte Bestellung erkennen zu können, können genauso zu einer validen Bestellung gehören. Somit bleibt in diesen Fall nur die einzige Möglichkeit, dass die Verantwortlichen erkennen, dass ein Fehler vorliegt und eine Bestellung storniert wird.

Für ein Zieldatum, das in der Vergangenheit liegt, kann es mehrere Gründe geben. Zu einem kann die Aufgabe schlicht vergessen worden und nicht bearbeitet worden sein, zum anderen kann es sein, dass das Produkt nachträglich, oder zu spät bestellt wurden. In diesem Fall muss das System die Bearbeitung der Aufgaben trotzdem ermöglichen, um das Produkt aktivieren zu können.

Liegt das Startdatum der Bestellung in der Vergangenheit, beginnt die Bearbeitung der Aufgabe sofort mit der Bestellung. Anderenfalls wird gewartet, bis das Startdatum erreicht ist.

Um auch zu ermöglichen, dass als Verantwortlicher eine Abteilung eingetragen werden kann, werden die im Intranet verwalteten Informationen für Abteilungen um eine E-Mail-Adresse erweitert. Hier kann dann ein Verteiler angegeben werden, um alle Mitarbeiter der Abteilung zu erreichen.

Ausblick

Die Umsetzung eines Personal-Laufzettel-Managers und dessen Integration in das Intranet ist somit möglich. Jedoch müssen in den Personalabteilungen die Prozesse angepasst werden. So muss der Mitarbeiter anders als bisher, direkt im SAP-System angelegt und in das Intranet importiert werden, um eine Maßnahme rechtzeitig vor dem Arbeitsbeginn zu starten. Bisher geschieht die Eintragung und der Import relativ zeitnah mit dem Arbeitsbeginn, durch die Bearbeitung einer Aufgabe im Personal-PDF. Auch die prototypische Umsetzung im Rahmen meiner Bachelorarbeit hat dieses belegt. Wann und wie dieses System jedoch zum Einsatz kommt hängt davon ab, wie die Umstellungen realisiert werden können und wann das System fertig entwickelt wird.

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