Homeoffice & Shared Desk bei basecom – Unser Weg zu mehr Flexibilität am Arbeitsplatz

Shared Desk Homeoffice basecom

Homeoffice, Shared-Desk-Modelle, New Work und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind Themen, die aktuell in Gesellschaft und Politik mehr denn je diskutiert werden. Auch bei basecom hat die Corona-Krise dabei wie ein Katalysator gewirkt. Die Krise hat uns veranlasst, unser Arbeitsmodell schneller zu modernisieren, Transformationsprozesse anzustoßen und konkrete Schritte zu gehen, um mehr Flexibilität, Freiheit und Eigenverantwortung in unserem Arbeitsalltag zu ermöglichen. In dieser Blogserie berichten wir von unserem Weg zu einem hybriden Arbeitsmodell und mehr Flexibilität.

Die Corona Disruption: Es bleibt alles anders.

Das Jahr 2020 steht im Zeichen einer gewaltigen und umfassenden Disruption, mit der wohl die Wenigsten gerechnet haben und die niemand wollte: Die Corona-Krise hat Politik, Gesellschaft und Wirtschaft auf der ganzen Welt vor enorme Herausforderungen gestellt und noch immer kann niemand sicher sagen, was noch vor uns liegt. Neben unzähligen negativen wirtschaftlichen Auswirkungen hat die Ausnahmesituation der letzten Monate aber auch positive Entwicklungen nach sich gezogen: Das betrifft in erster Linie die Digitalisierung, die durch Corona einen unerwarteten Aufschwung genommen hat. Als Softwaredienstleister im E-Commerce-Bereich beobachten wir natürlich insbesondere die Entwicklung des digitalen Handels in den vergangenen Monaten mit großem Interesse. Viel bedeutender ist aber ein anderes Phänomen, das branchenübergreifend viele Unternehmen weltweit betrifft: Die Corona-Krise hat uns gezwungen, die Möglichkeiten von Telearbeit und Remote Work wie in einem riesigen Experiment einem Praxistest zu unterziehen. Erste Zwischenergebnisse zeigen: Es funktioniert. Es funktioniert im Großen und Ganzen sogar ziemlich gut. Natürlich konnte man auch in den letzten Jahren schon Berichte von digitalen Nomaden lesen, die mit ihrem Notebook von Bali aus an Softwareprojekten gearbeitet haben. Noch zu Beginn dieses Jahres waren solche Geschichten aber für die meisten Arbeitnehmer kaum mehr als exotische Märchen. In vielen Unternehmen herrschten – und herrschen zum Teil noch immer – große Vorbehalte gegenüber Arbeitsmodellen wie Homeoffice und Remote Work. Durch die positiven Erfahrungen der vergangen Monaten hat die Debatte um New Work aber nun neuen Schwung bekommen, während viele Argumente, die zuvor gegen das Arbeiten von Zuhause vorgebracht wurden, inzwischen kaum noch aufrechterhalten werden können.

Medienberichten zufolge geht Facebook-Chef Mark Zuckerberg davon aus, dass im nächsten Jahrzehnt die Hälfte der Facebook-Mitarbeiter zu Hause arbeiten werden. Aber auch in Deutschland haben große Konzerne wie Allianz und Siemens die Erfahrungen aus der Corona-Krise zum Anlass genommen, in Zukunft mehr Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes zu ermöglichen. Vieles spricht dafür das Homeoffice und Remote Work auch nach der Krise eine weitaus größere Rolle spielen werden als zuvor: Die Sonderanalyse „Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise“ der Institute IGES und Forsa im Auftrag der DAK kommt zu dem Ergebnis, dass die Mehrzahl der Arbeitnehmer*innen Digitalisierung und Homeoffice während der Corona-Krise als entlastend wahrgenommen haben. Sie schätzen danach vor allem den Zeitgewinn durch den Wegfall des Arbeitswegs, die angenehme Arbeitsatmosphäre in den eigenen vier Wänden und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Fast 60 Prozent der Befragten gaben außerdem an, im Homeoffice ‘produktiver oder eher produktiver’ zu sein. Gleichzeitig registriert die DAK-Studie bei den befragten Arbeitnehmer*innen ein geringeres Stresserleben. Es kann deshalb kaum überraschen, dass der Großteil der Arbeitnehmer*innen, die während der Krise gelegentlich oder regelmäßig im von Zuhause gearbeitet haben, auch in Zukunft zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen möchten.

Wie Arbeitnehmer*innen das Homeoffice erleben:

Können im Homeoffice produktiver arbeiten als im Büro:0%
Finden die Arbeit zu Hause angenehmer:0%
Können Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren:0%
Möchten in Zukunft zumindest Teilweise im Homeoffice arbeiten:0%

*Vgl.: DAK: ‚Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise. Sonderanalyse zur Situation in der Arbeitswelt vor und während der Pandemie,‘ Hamburg, 2020. (https://www.dak.de/dak/bundesthemen/sonderanalyse-22952)

Remote Work, flexible Arbeitsmodelle und digitale Hilfsmittel sind aber nicht nur aus Sicht der Arbeitnehmer*innen ein Gewinn. Auch aus der Perspektive der Unternehmen ergeben sich neue Potentiale und Chancen: Mittel- bis langfristig wird weniger Bürofläche benötigt und auch durch den weitgehenden Verzicht auf Dienstreisen zugunsten von Videokonferenzen kann perspektivisch viel Zeit und Geld gespart werden. Aktuell werden darüber hinaus positive Auswirkungen neuer Arbeitsmodelle auf die CO2-Emissionen und den Wohnungsmarkt in Ballungszentren diskutiert.

Für Arbeitnehmer*innen ebenso wie für Unternehmen hat die Arbeit im Homeoffice aber durchaus nicht nur Vorteile. So stellt die DAK-Studie auch fest, dass gut der Hälfte der Befragten im Homeoffice eine klare Trennung von Beruf und Privatleben fehlt. 48 Prozent sehen eine Beeinträchtigung ihrer Arbeit durch die fehlende Möglichkeit kurzfristiger Besprechungen mit Vorgesetzten und Kollegen. Außerdem sind offenbar vielen Arbeitnehmer*innen die sozialen Kontakte im Büro wichtig: 75 Prozent geben an, dass ihnen im Homeoffice der direkte Kontakt zu den Kollegen fehlt.
Die Aspekte der unmittelbaren, persönlichen Kommunikation und des sozialen Zusammenhalts bzw. der Identifikation mit dem Unternehmen stellen auch die Arbeitgeberseite vor Herausforderungen.

Nachteile des Homeoffice aus Sicht der Arbeitnehmer*innen:

47%
der Befragten fehlt die klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben.
75%
fehlt im Homeoffice der direkte Kontakt zu den Kollegen*innen.

*Vgl.: DAK 2020.

Wie geht es weiter mit und nach Corona?

Die Ergebnisse der oben angeführten Analyse decken sich in weiten Teilen mit den Beobachtungen und Erfahrungen, die wir in den vergangenen Monaten bei basecom gemacht haben. Mitte März sind gut 90 Prozent unserer Mitarbeiter*innen ins Homeoffice gewechselt. Der Wechsel in den neuen Arbeitsmodus hat sowohl im Hinblick auf die Zusammenarbeit in den Teams und im Unternehmen als auch hinsichtlich des Kontakts mit unseren Kunden sehr gut funktioniert.
Ein Grund dafür ist sicher, dass wir schon seit Jahren mit digitalen Kollaborations-Tools wie Confluence und JIRA arbeiten, alle Mitarbeiter*innen mit MacBooks ausgestattet sind und wir über eine gute digitale Infrastruktur verfügen, die es unseren Mitarbeiter*innen ermöglicht, ortsunabhängig an ihren Projekten zu arbeiten. Noch wichtiger war aber insbesondere zu Beginn des Lockdowns, dass wir uns auf eine gut verankerte Unternehmenskultur verlassen konnten, in der Kommunikation, Teamgeist und Transparenz zentrale Bestandteile sind. Als agiles Unternehmen legen wir großen Wert darauf, Feedback nicht nur einzufordern, sondern es auch ernst zu nehmen und in unsere Entscheidungen einzubeziehen.
Zu den ersten und häufigsten Rückmeldungen die wir von unseren Mitarbeiter*innen aus dem Homeoffice bekommen haben, zählten einerseits, dass das Arbeiten von zu Hause aus als eine angenehme Alternative empfunden wurde, und andererseits, dass der Wunsch geäußert wurde, möglichst bald auch wieder im Büro arbeiten zu können. Dieser Wunsch hat uns letztlich auch veranlasst, in einem agilen Projekt unser Desksharing-Tool 1.50 Office als MVP zu entwickeln, um mit Beginn der Lockerung der Corona-Maßnahmen eine sichere und einfache Rückkehr unserer Mitarbeiter*innen ins Büro zu ermöglichen. Unter den aktuellen Bedingungen hat sich diese Lösung für uns als sehr nützlich erwiesen und erfährt eine große Akzeptanz. Mitte August haben wir das Tool veröffentlicht und stellen es seitdem auch anderen Unternehmen kostenlos zur Verfügung. Seitdem setzen mehr als 140 Unternehmen aus ganz Deutschland und ganz unterschiedlichen Branchen unsere Software ein. Die Resonanz war insbesondere nach einem Bericht im Online-Magazin t3n fantastisch und wir freuen uns sehr über die zahlreichen positiven Rückmeldungen und die vielen Anregungen der Nutzer.

1.50 Office Desksharing Homeoffice

Für uns steht inzwischen fest, dass wir auch nach Corona mehr Remote Work und Flexibilität in der Arbeitsorganisation ermöglichen wollen. Vieles spricht für ein hybrides Modell, das die Vorzüge von Homeoffice und Büropräsenz vereint. In der Krise hat sich erwiesen, dass New-Work-Ansätze in der Praxis funktionieren und für unsere Mitarbeiter*innen ebenso wie für uns als Unternehmen viele Vorteile haben. Jetzt geht es darum, aus den bisherigen Erfahrungen zu lernen, und tragfähige Lösungen für die Zukunft zu erarbeiten. Wir setzen dabei weiter auf Transparenz, Beteiligung und Agilität. Zum Beispiel in unserem DACI-Projekt Shared Desk, in dem es darum geht, herauszufinden, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit ein Shared-Desk-Modell bei basecom langfristig funktioniert und bei den Kolleg*innen die nötige Akzeptanz erfährt. Mehr dazu erfahren Sie im zweiten Teil unserer Blogserie.

Über den Autor

Über den Autor

Unser Geschäftsführer Manuel Wortmann hat basecom 1998 gegründet und das Unternehmen seitdem zu einem erfolgreichen Softwaredienstleister weiterentwickelt. In seiner Freizeit begeistert sich der Familienvater für die Hausautomatisierung und Smart-Home-Technologien.

Manuel Wortmann, CEO