Die Bedeutung von Enterprise Wikis in Unternehmen

In einem Wiki kann man alle relevanten Informationen erfassen, sammeln und mit anderen teilen. Während Wikipedia als eine öffentliche Online-Enzyklopädie jedermann Zugriff gewährt, stellt ein „Enterprise Wiki“ (Firmenwiki) als geschlossenes System eine Art Intranet für Unternehmen dar. In diesem Artikel möchte ich auf meine Lieblingsfunktionen und die Bedeutung von unserem Enterprise Wiki Confluence für die basecom eingehen.

Einer meiner Lieblingsfunktionen in unserem Firmenwiki ist das „Teilen“. Teile ich beispielsweise ein Besprechungsprotokoll, brauche ich nur noch die Kürzel der Kollegen auswählen und eine kleine Notiz dazu schreiben. Confluence gibt dem ausgewählten Empfängerkreis dann via Email eine entsprechende Benachrichtigung. Wenig später gibt es zu meinem Protokoll Anpassungen und Kommentare. Diese schaue ich mir an, markiere die offenen Punkte als Aufgaben und weise sie den entsprechenden Kollegen zu. Die Kollegen bekommen dann einen automatischen Hinweis und alles ist dokumentiert. Das Beste daran ist, dass ich das Protokoll schon direkt während der Besprechung anfertigen konnte und im Anschluss nur noch kurz überarbeiten muss. Mit der Zuweisung der Aufgaben dauert die Aufarbeitung nur ca. 15 Minuten.

Eine Zusammenarbeit im Team ohne Firmenwiki könnte ich mir heute nicht mehr vorstellen. Martin Seibert hat zusammen mit Sebastian Preuss und Matthias Rauer ein sehr gutes Buch geschrieben (Enterprise Wikis: Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen), welches mich bei der Einführung des Enterprise Wikis Confluence sehr unterstützt hat. Als wichtigstes Gebot für die Nutzung eines Wikis nennen sie: “Teilen macht Spaß!”.  Was ursprünglich eine kleine Testgruppe sein sollte, wurde recht schnell ein größerer Kreis. Der Bedarf und Spaß daran, Inhalte gemeinsam zu erarbeiten, festzuhalten und zu teilen ist wesentlich höher, als erwartet.

Die schnelle Erweiterung des Nutzerkreises bringt natürlich auch Probleme mit sich. Ursprünglich sollte die Pilotgruppe das System erst einmal kennenlernen und eine grobe Struktur erarbeiten. Dazu gehören auch das Erstellen von Vorlagen für verschiedene Seiten und das Bereitstellen einer groben Strukturierung für einen Bereich. Schnell haben wir die Nutzung des Wikis und das Festhalten des Wissens als wichtiger erachtet, als das Erarbeiten einer einheitlichen Struktur. Dieses haben wir mittlerweile aber nachgeholt und uns dabei auf das “weniger ist mehr”-Prinzip beschränkt.

Wichtige Erkenntnis:

Die Einführung eines guten, einfach zu bedienenden Enterprise Wikis ist sehr sinnvoll und bietet einen wirklich großen Mehrwert für ein Unternehmen. Es muss sich jedoch genügend Zeit für die Vorbereitung genommen werden.